Membungkuk ke belakang untuk VIP
MANILA, Filipina – Sesuatu yang biasa seperti toilet rusak atau kursi yang terlalu tinggi dapat merusak momen dan mempermalukan pemimpin dunia yang sedang berkunjung dan tuan rumahnya, Filipina.
Selain agenda dan deklarasi, Filipina harus memperhatikan sejumlah rincian untuk memastikan keberhasilan tuan rumah KTT Kerjasama Ekonomi Asia-Pasifik (APEC) pada tanggal 18-19 November. (BACA: APEC apa? Penjelasan tentang pekan penting Manila)
Mulai dari mengamankan Presiden AS Barack Obama hingga mengetahui apa yang tidak bisa dimakan oleh Perdana Menteri Malaysia Najib Razak, dampak pedasnya terhadap kesan yang dibuat ibu kota Manila terhadap 20 pemimpin dunia dan 7.000 delegasi.
Tekanan ada pada mantan duta besar Marciano Paynor Jr, direktur jenderal Dewan Pengorganisasian Nasional APEC. Namun, mantan kepala protokol dari mantan presiden Fidel Ramos dan Gloria Macapagal-Arroyo mengatakan kepada Rappler bahwa Filipina bisa dan akan mendapatkan pekerjaan tersebut.
“Tidak ada yang bisa menggantikan persiapan. Jika Anda telah mempersiapkannya dengan cukup baik, kecil kemungkinan terjadinya kegagalan. Ini menjadi pertanda baik untuk presentasi yang tepat. Kita, sebagai manusia, mempunyai satu hal yang terjadi pada kita. Kami pada dasarnya ramah, jadi menerima tamu adalah kebiasaan,” kata Paynor yang tersenyum dan tenang, hanya beberapa hari sebelum pertemuan ekonomi terbesar di kawasan itu.
Apa sebenarnya persiapan untuk acara sebesar ini? Paynor membawa Rappler ke belakang layar APEC, membimbing kita melalui pertimbangan diplomatik, budaya dan agama yang terlibat dalam menyambut para pengambil keputusan dari Lingkar Pasifik.
Siapa yang duduk dimana?
Akankah Presiden Chile Michelle Bachelet memasuki ruang makan terlebih dahulu? Haruskah Presiden Tiongkok Xi Jinping duduk di samping mantan Wakil Presiden Taiwan Vincent Siew? Apakah pemimpin yang paling lama menjabat adalah orang pertama yang berjabat tangan dengan Presiden Filipina Benigno Aquino III?
Pertanyaan-pertanyaan seperti ini akan terjawab sebelumnya dalam acara-acara yang dirancang dengan cermat seperti KTT APEC. Forum ekonomi mengikuti protokol di mana pengaturan biasanya dibuat berdasarkan abjad, dengan nama negara anggota, Australia pertama dan Vietnam terakhir.
Paynor mengatakan Filipina sebagai tuan rumah dapat, misalnya, menempatkan para pemimpin dalam urutan abjad secara bergantian di meja bundar, dengan Aquino sebagai acuan. Yang penting adalah bisa menjelaskan keputusan apa pun.
“Mereka akan bertanya: ‘Siapa yang di sebelah kiri saya? Siapa di sebelah kananku?’ Sebab, mereka harus menyiapkan pokok pembicaraan. Jika Tiongkok di sebelah kanan Anda, dan Peru di sebelah kiri Anda, Anda akan mempunyai pokok pembicaraan yang berbeda untuk masing-masing negara. Jika Anda mengubah lokasi, kartu indeks Anda perlu diubah. Jadi kita harus memperhatikan detail-detail ini,” kata mantan duta besar Filipina untuk Israel dan Siprus.
Paynor, yang menangani ratusan kunjungan luar negeri dan luar negeri untuk Ramos dan Arroyo, mengatakan dinamika pertemuan multilateral seperti APEC berbeda. Pertemuan tersebut juga berbeda dengan kunjungan Paus Fransiskus ke Filipina pada bulan Januari, di mana Paynor juga menjabat sebagai direktur jenderal National Organizing Committee.
Di APEC, penyelenggara sedang berurusan dengan 20 pemimpin lain yang permintaan delegasinya berkisar dari penambahan penerjemah hingga dokter.
“Permintaannya kebanyakan soal akses – bagaimana mereka bisa berhubungan dengan pimpinannya kalau perlu bicara – jadi kita berikan izin akses, tapi harus dibatasi, karena kalau izin satu sampai dua, sudah 42 orang. . Bahkan jika mereka mengatakan hanya meminta dua, itu berarti 42 bagi kami karena selalu dikalikan 21,” kata Paynor, mengacu pada keanggotaan APEC.
Bahkan ketinggian kursi pun menjadi perhatian, untuk menghindari ketidaknyamanan dan hasil foto yang tidak menarik.
‘Waktu sangat, sangat penting’
Paynor mengatakan permintaan terbanyak berkaitan dengan keamanan, tantangan terbesar bagi penyelenggara.
“Anda dapat memahami bahwa presiden AS akan memiliki sejumlah X petugas keamanan. Perdana Menteri Selandia Baru mungkin hanya mempunyai 4 atau 6 orang, sedangkan Perdana Menteri Selandia Baru mungkin mempunyai satu kelompok penuh.”
Keamanan juga menjadi alasan mengapa para pejabat harus menghentikan lalu lintas di jalan-jalan Manila yang terkenal padat. Para kepala negara hanya punya waktu 48 jam tersisa di Filipina.
“Waktu para pemimpin kita sangat, sangat penting. Oleh karena itu, mereka tidak boleh terpengaruh oleh lalu lintas, tidak seharusnya. Satu-satunya cara untuk melakukan ini adalah tidak ada mobil lain di jalan. Beberapa perekonomian kita di sini, merupakan bagian dari persyaratan mereka bahwa ketika pemimpin mereka bergerak, tidak boleh ada kendaraan lain yang bergerak,” kata Paynor, lulusan Akademi Militer Filipina.
‘Hal terpenting dalam presentasi apa pun adalah memastikan Anda tidak menyinggung perasaan tamu Anda.’
– Mantan Duta Besar Marciano Paynor Jr tentang mengapa Filipina tidak mau menyerahkan Laut Cina Selatan selama KTT APEC
Sensitivitas politik dan agama juga menjadi pertimbangan. Di APEC, pemimpin Tiongkok dan Taiwan, yang disebut Chinese Taipei, tidak duduk bersebelahan. Beijing dan Taipei telah menjadi rival politik sejak Perang Saudara Tiongkok berakhir pada tahun 1949.
Media Taiwan melaporkan bahwa pemimpin nasional Taiwan, Presiden Ma Ying-jeou, biasanya diundang ke pertemuan tersebut tetapi “dilarang” untuk hadir karena tentangan dari Beijing. Seorang utusan khusus dikirim, yang disebut sebagai “perwakilan pemimpin perekonomian Cina Taipei”.
Saat menyiapkan makanan, penyelenggara menanyakan terlebih dahulu tentang alergi dan pantangan agama. Merupakan praktik standar untuk hanya menyajikan ikan dan daging sapi dalam pertemuan internasional bagi delegasi Muslim.
“Secara umum, kami tidak menyajikan daging babi, namun pada salah satu KTT ASEAN sebelumnya, salah satu anggota berkata, ‘Bisakah kita mendapatkan daging babi? lechon ruang (babi panggang) karena dua pertiga anggotanya adalah non-Muslim?’ Saya berkata, ‘Tentu saja!’ Jadi saya memesan lechon ruang yang harus disiapkan, dan memiliki lebih banyak orang daripada ruang makan lainnya. Tamu muslim tidak tersinggung karena ruangannya terpisah,” kata Paynor.
Mengetahui praktik budaya dan mengantisipasi kebutuhan tamu adalah bagian dari menjadi tuan rumah yang efektif.
“Saya mengatakan kepada staf kami yang ditugaskan di Papua Nugini, ‘Prioritas nomor satu Anda adalah memastikan bahwa ketika para delegasi tiba, Anda memberi mereka sirih pinang,’” kata Paynor.
“Mengunyah pinang adalah bagian dari budaya mereka. Karena tidak mudah mendapatkannya, Anda harus pergi ke pasar lokal. Daripada mereka melakukannya, lebih baik Anda sendiri yang menemukannya. Ini adalah keramahtamahan. Anda harus mengetahui hal-hal ini.”
PNoy dan Pinoy sebagai tuan rumah
Filipina telah menempuh perjalanan panjang sejak menjadi tuan rumah APEC pada tahun 1996. Perhatian terhadap detail merupakan salah satu pembelajaran yang diperoleh dari pengalaman pahit ketika pertama kali menjadi tuan rumah acara bisnis tingkat tinggi di Subic. Toilet yang tersumbat di aula pemimpin tidak dapat disiram.
Paynor berkata: “Apakah toilet rusak itu? Kami bahkan tidak membicarakannya. Tapi apakah itu toilet rusak bagi para pemimpin? Kami segera memperbaikinya.”
Di APEC, Presiden Aquino akan menjadi tuan rumah, selain mengadakan 11 pertemuan bilateral di sela-sela KTT. Karena ini adalah APEC yang ke-6 dan terakhir bagi Aquino, Paynor mengatakan presiden merasa nyaman dalam pertemuan internasional besar.
“Dia tahu latihannya. Dia berpartisipasi. Dia biasanya menjadi pendengar, tapi dia juga turun tangan bila diperlukan.”
Paynor mengatakan aturan utama dalam menerima tamu adalah, “Jangan menyinggung perasaan tamu Anda.” Inilah sebabnya mengapa sengketa Laut Cina Selatan tidak termasuk dalam agenda ketika Xi dari Tiongkok mengunjungi Filipina untuk menghadiri APEC. Minggu ini, Menteri Luar Negeri Tiongkok Wang Yi bertemu dengan Aquino dan Menteri Luar Negeri Filipina Albert del Rosario menjelang pertemuan puncak tersebut, pertemuan pertama setelah dua tahun kritik terhadap pertikaian laut.
Sedangkan di Filipina, pertemuan APEC pada bulan Mei di Pulau Boracay menunjukkan bagaimana tuan rumah berhasil menyelesaikan agendanya lebih awal dan pergi berpesta setelahnya. “Kami serius dalam bekerja dan serius dalam pertandingan.”
Karena semua persiapan terfokus pada para pemimpin dunia, penyelenggara menghadapi kritik dari para penumpang, pengendara, karyawan dan vendor yang merasa tidak nyaman dengan APEC. Filipina telah menetapkan hari libur selama 4 hari untuk pegawai pemerintah, dan dua hari untuk sektor swasta. (BACA: Penutupan Jalan, Jalur Alternatif KTT APEC)
Penduduk Manila harus menghadapi lalu lintas yang lebih buruk lagi di kota yang dinyatakan memiliki “lalu lintas terburuk di dunia,” menurut aplikasi navigasi populer Waze. Ada juga pembatalan penerbangan di Bandara Internasional Ninoy Aquino, yang dulunya termasuk bandara terburuk di dunia.
Paynor mengimbau masyarakat Filipina untuk memahami mengapa negara tersebut harus berusaha sekuat tenaga demi para tamunya.
“Saya meminta semua warga negara kita untuk memastikan mereka melihat ini dari perspektif yang benar. Mereka adalah pengunjung kita. Mari kita berikan hak mereka karena kita akan menghormati pengunjung kita sendiri ketika ada orang yang datang mengunjungi kita,” katanya.
Dengan digelarnya karpet merah, dapatkah – dan akankah – Filipina memberikan rasa hormat yang sama kepada rakyatnya? – Rappler.com
