blog.ur-doc.com

Komunikasi yang mampu mengubah perilaku dan pada akhirnya meningkatkan produktivitas adalah tujuan kami

Semua perusahaan atau organisasi pasti mengalami perubahan, dan perubahan tersebut tentu akan menimbulkan “ketidaknyamanan” padahal kita harus selalu siap dengan perubahan agar selalu maju dan berkembang.

Sayangnya, kita sering terjebak dalam teori-teori dan idealisme seperti itu dan tidak “tetap teguh pendirian”. Kenyataannya, hari-hari yang harus dilalui ketika Anda berubah selalu tidak mudah.

Pada tahap inilah peran komunikasi menjadi sangat kritis.

Kita berkomunikasi sejak kecil hingga sekarang – berbicara, menulis, mendengarkan, mengenali bahasa tubuh. Namun nampaknya dalam suatu perusahaan (atau bentuk organisasi lainnya) kemampuan tersebut harus diasah dan direncanakan. Suatu sistem harus dibangun, agar tidak dilakukan sembarangan, dan hanya terpikirkan ketika ada masalah. Apalagi ketika perubahan terjadi.

Misalnya, menyampaikan pesan perubahan tidak akan efektif jika hanya berbicara singkat kepada seluruh karyawan di satu waktu dan tempat. Namun harus ada upaya untuk merencanakan:

• Apa isi pesannya? Apakah cukup dengan informasi bahwa perusahaan sedang berubah? Atau apakah Anda memerlukan alasan atau latar belakang keputusan tersebut? Seberapa jauh Anda bersedia memberikan alasan?
• Kepada siapa? Hanya manajer saja sehingga mereka menyebarkannya ke anggota tim masing-masing? Atau kepada semua orang dengan pesan yang sama?
• Kapan sebaiknya diserahkan? Dengan cepat? Tunggu? Berapa lama menunggu?
• Berapa kali? Sekali? Setiap minggu? Bulan? Tahun?
• Apa ukuran keberhasilan dalam menyebarkan informasi tentang perubahan? Bagaimana?

Setelah masa transisi selesai dan seluruh tujuan perubahan telah tercapai dan dapat dilaksanakan oleh semua, tentunya kondisi produktif harus tetap dipertahankan dan ditingkatkan.

Oleh karena itu, upaya merencanakan dan mengasah kemampuan komunikasi tentunya tidak akan berhenti sampai di sini. Karena orang berubah, perusahaan pun berubah. Ada alasan persaingan pasar, perubahan lokasi, kebijakan pemerintah dan lain sebagainya.

Perubahan terjadi setiap saat. Hanya perusahaan dengan sistem komunikasi internal yang efektif yang akan lebih mudah beradaptasi sehingga kinerja dapat tetap terjaga karena produktivitas tetap terjaga.

Perencanaan komunikasi yang dapat membantu selalu ditujukan pada:

• Masing-masing mempunyai kepiawaian menyampaikan pesan yang dapat segera dipahami oleh penerima pesan. Artinya diperlukan keterampilan untuk mengartikulasikan pesan. Buatlah pesan yang terstruktur secara logis dan tidak bertele-tele. Penyampaian pesan harus selalu memperhatikan penerima pesan. Siapa mereka? Apa latar belakangnya? Media atau metode apa yang paling tepat digunakan untuk menyampaikan pesan?
• Semua penerima pesan dapat merasa nyaman dan percaya diri dalam memberikan umpan balik yang membangun atas pesan yang disampaikan. Penerima pesan juga harus mendengarkan dengan penuh perhatian terhadap pesan yang disampaikan. Artinya ada kesediaan untuk membiarkan pembawa pesan menyelesaikan penyampaian pesannya. Jangan menyela atau menyampaikan pendapat Anda sendiri sampai maksud pesannya jelas.
• Saluran komunikasi berfungsi dengan baik – televisi, radio, majalah, sesi tatap muka, proposal dan sebagainya. Harus ada evaluasi terhadap semua saluran ini. Media mana yang paling cocok untuk siapa. Televisi merupakan alat audiovisual yang lengkap, namun tidak untuk penyampaian pesan yang terlalu panjang, karyawan tidak mempunyai banyak waktu untuk mendengarkan semuanya. Misalnya radio cocok untuk pabrik, namun tidak mengganggu proses produksi. Majalah seringkali dipilih oleh banyak perusahaan untuk menyampaikan pesan-pesan kepemimpinan. Meski begitu, perlukah kita mengevaluasi sejauh mana pesan tersebut telah diterima? Dan yang paling penting, apakah itu benar-benar layak dibaca dan diperlukan? Bagaimana semua saluran ini dapat membantu karyawan menjalankan tugasnya dengan baik adalah tujuan utamanya.
• Dialog untuk menyelesaikan masalah/konflik merupakan budaya yang melandasi perilaku setiap orang yang ada di dalamnya. Karena tidak memahami cara menyelesaikan konflik, perusahaan sering kali terburu-buru memanggil pihak ketiga; konsultan, pemerintah atau pejabat. Padahal, ketika kebiasaan berdialog dibangun di dalam perusahaan, banyak tenaga dan biaya yang bisa dihemat. Dialog yang matang dan elegan yang dilakukan secara tegas akan sangat membantu dalam mengidentifikasi akar permasalahan dan menciptakan kondisi win-win.
• Pertukaran informasi berlangsung lancar karena adanya tingkat kepercayaan yang tinggi. Jika semua keterampilan komunikasi ini terus diasah dan diperbarui, niscaya setiap orang akan lebih terampil dalam meminimalisir konflik, mencegah potensi konflik dan jelas memiliki lebih banyak waktu untuk mengembangkan diri dan meningkatkan produktivitas.
• Setiap bagian memahami apa keluarandan bagaimana bisa menjadi masukan bagi bagian lain agar bisa saling menghormati. Adanya keterpaduan antar bagian karena adanya upaya untuk saling memahami. Apalagi jika visi dan misi perusahaan dikomunikasikan secara menyeluruh dan terukur. Hal ini akan memperkuat persatuan dan memfasilitasi integrasi.

Kita telah berkomunikasi sepanjang hidup kita, namun komunikasi yang mampu mengubah perilaku dan pada akhirnya meningkatkan produktivitas adalah hal yang kita perjuangkan. —Rappler.com

Santi Djiwandono adalah penulis buku “Komunikasi Dengan Jantung : Langkah-langkah praktis untuk berkomunikasi”. Beliau memiliki pengalaman lebih dari dua dekade sebagai konsultan komunikasi di Sampoerna.